📋 Procès-verbal d'état des lieux – modèle gratuit

Pourquoi le protocole de remise est le document le plus important de votre bail

Peu de documents décident aussi souvent de plusieurs milliers de francs que le protocole de remise de l'appartement, aussi appelé état des lieux. Il fixe de manière contraignante l'état des sols, des murs, des appareils et des installations au début et à la fin du bail. En cas de litige ultérieur sur des rayures dans le parquet, des taches sur les murs ou un four défectueux, le protocole est le moyen de preuve central – devant l'autorité de conciliation comme devant le tribunal.

Sans protocole soigné, c'est parole contre parole. Celui qui invoque un état déterminé doit en principe le prouver: le bailleur doit établir qu'un dommage est survenu pendant la durée du bail, le locataire doit établir qu'un défaut existait déjà à l'entrée. Un état des lieux d'entrée détaillé protège donc les deux parties et évite que le nouveau locataire paie pour les traces laissées par ses prédécesseurs.

Un bon modèle de protocole de remise guide pièce par pièce à travers toutes les positions pertinentes et sert en même temps de check-list pour la remise de l'appartement. Il garantit que rien n'est oublié sous la pression du temps – des relevés de compteurs aux clés en passant par les joints de silicone de la salle de bains. Ce guide explique comment utiliser correctement le modèle et quels droits et obligations y sont liés.

Bases légales: les art. 256, 267 et 267a CO en bref

Le Code des obligations suisse règle la remise du logement à plusieurs endroits. Selon l'art. 256 CO, le bailleur doit délivrer la chose à la date convenue dans un état approprié à l'usage pour lequel elle a été louée et l'entretenir dans cet état pendant toute la durée du bail. Un appartement au chauffage défectueux, aux fenêtres non étanches ou à la cuisine inutilisable ne répond pas à cette obligation – de tels défauts doivent impérativement figurer dans l'état des lieux d'entrée.

À la sortie, l'art. 267 CO s'applique: le locataire doit restituer la chose dans l'état qui résulte d'un usage conforme au contrat. Cela ne signifie expressément pas que l'appartement doive paraître neuf. L'usure normale résultant d'une habitation soigneuse est déjà couverte par le loyer. Les conventions prévoyant que le locataire versera à la fin du bail une indemnité qui ne couvre pas seulement d'éventuels dommages sont nulles.

L'art. 267a CO est enfin central: lors de la restitution, le bailleur doit vérifier l'état de la chose et aviser immédiatement le locataire des défauts dont celui-ci répond. S'il omet de le faire, il perd ses droits – sauf pour les défauts qui n'étaient pas reconnaissables à l'examen usuel. De tels défauts cachés doivent être signalés immédiatement après leur découverte. Le procès-verbal de restitution n'est donc pas une simple formalité, mais l'avis des défauts prévu par la loi, sous forme écrite.

L'état des lieux d'entrée: ce qui est relevé pièce par pièce

À l'entrée, locataire et bailleur parcourent ensemble l'appartement et consignent chaque pièce séparément. Pour chaque pièce sont contrôlés les sols, les murs, les plafonds, les fenêtres avec cadres et ferrements, les portes, les stores ou volets, les prises, les interrupteurs et les radiateurs. Chaque rayure, chaque tache, chaque trou de cheville est noté avec son emplacement et son étendue – plus c'est précis, mieux c'est: non pas parquet endommagé, mais rayure d'environ 10 cm devant la fenêtre de la chambre.

La cuisine et la salle de bains méritent une attention particulière, car les installations les plus coûteuses s'y trouvent. En cuisine, la check-list comprend la plaque de cuisson, le four, le réfrigérateur, le lave-vaisselle, la hotte avec son filtre, le plan de travail, l'évier en inox et les façades; tous les appareils devraient être brièvement testés. Dans la salle de bains, il faut contrôler baignoire ou douche, lavabo, WC, armoire de toilette, carrelage, joints et étanchéités en silicone – les joints décolorés sont un grand classique des litiges lors de la restitution.

Le protocole complet inclut aussi les pièces annexes et les accessoires: compartiment de cave et de galetas, balcon ou terrasse, boîte aux lettres, stores extérieurs ainsi que les équipements loués comme le lave-linge ou le sèche-linge. On relève également les compteurs d'électricité, d'eau et, le cas échéant, de gaz, ainsi qu'une liste complète des clés avec le nombre et le type de toutes les clés et badges remis. Si une clé manque plus tard, cela peut entraîner le remplacement de tout le plan de fermeture – le nombre documenté vaut donc de l'argent comptant.

Usure normale ou dommage? La table de longévité et la valeur résiduelle

La question la plus disputée lors de la restitution est la suivante: est-ce encore de l'usure normale ou déjà un dommage? L'usure normale résulte d'un usage conforme au contrat – murs légèrement jaunis, traces de passage dans la moquette, quelques trous de cheville en nombre raisonnable, zones mates du parquet. Le locataire n'en répond pas, car cette usure est déjà payée par le loyer. L'usure excessive correspond en revanche à de véritables dégâts: brûlures, rayures profondes, fissures dans le lavabo, portes griffées par un animal ou dégâts de nicotine.

Si le locataire doit répondre d'un dommage, il ne doit jamais la valeur à neuf, mais seulement la valeur résiduelle. La référence est la table paritaire de longévité, éditée conjointement par l'Association suisse des locataires et les associations de bailleurs. Elle attribue à chaque installation une durée de vie moyenne, sur laquelle sa valeur s'amortit linéairement. Un exemple: si une moquette a une durée de vie de dix ans et qu'elle est endommagée après cinq ans, le locataire ne supporte au maximum que la moitié des frais de remplacement.

Si la durée de vie d'une installation est déjà écoulée au moment de la restitution, le locataire ne doit en principe plus rien – même s'il a endommagé l'objet, puisque sa valeur résiduelle est nulle. Vérifiez donc chaque prétention après la remise de l'appartement à l'aide de l'âge et de la table avant de reconnaître quoi que ce soit. En cas de doute, demandez quand les murs ont été peints pour la dernière fois, quand la moquette a été posée ou les appareils remplacés, et faites-vous si possible confirmer la date par écrit.

Photos, témoins et preuves: comment bien documenter

Le protocole écrit gagne nettement en force lorsqu'il est complété par des photos. Photographiez à la lumière du jour chaque pièce d'abord en vue d'ensemble, puis chaque défaut constaté en détail, idéalement avec un mètre ou une pièce de monnaie comme référence de taille. Des photos de smartphone avec horodatage automatique dans les métadonnées suffisent; l'important est de pouvoir relier les images aux défauts du protocole, par exemple par une numérotation.

Faites-vous si possible accompagner d'une personne neutre lors de la remise. Un témoin pourra confirmer plus tard ce qui a été discuté, quel était l'état réel des lieux et si une pression a été exercée. Lorsque les relations entre les parties sont tendues, la seule présence d'un tiers a souvent un effet modérateur. Notez le nom et les coordonnées des personnes présentes directement sur le protocole.

Si vous découvrez après l'emménagement d'autres défauts passés inaperçus lors de la remise, signalez-les immédiatement par écrit – de préférence par lettre recommandée avec photos – et demandez leur inscription au protocole. De nombreux contrats de bail et les formulaires usuels prévoient à cet effet un délai d'annonce d'environ dix à trente jours. Qui laisse passer ce délai risque de se voir imputer à la sortie des défauts qui existaient déjà avant lui.

L'état des lieux de sortie: la comparaison décisive avec l'entrée

Lors de la restitution de l'appartement, on établit l'état des lieux de sortie – idéalement sur le même modèle qu'à l'entrée, afin que les positions soient directement comparables. Pour chaque position, la question centrale est: qu'est-ce qui a changé par rapport à l'état des lieux d'entrée, et ce changement relève-t-il de l'usure normale ou d'un dommage? Gardez donc l'ancien protocole à portée de main lors de la restitution; c'est votre meilleur argument contre des prétentions injustifiées.

La restitution a généralement lieu le dernier jour du bail, dans l'appartement vidé et nettoyé. Prévoyez suffisamment de temps – une restitution sérieuse avec protocole dure, selon la taille du logement, entre une demi-heure et une heure. Parcourez chaque pièce ensemble, faites noter chaque point contesté de manière précise et individuelle, et exigez que votre avis divergent soit également consigné si vous n'êtes pas d'accord avec une remarque.

Soyez attentif à la portée de votre signature. En signant, vous confirmez en règle générale que les défauts consignés existent – pas automatiquement que vous en assumez les coûts. Beaucoup de formulaires contiennent toutefois une clause séparée de reconnaissance de dette. Ne signez jamais une telle reconnaissance sous la pression du temps, ni tant que la responsabilité ou la valeur résiduelle reste incertaine. Vous pouvez demander à examiner le protocole tranquillement et faire assortir certaines positions de la mention contesté.

Menus travaux d'entretien selon l'art. 259 CO: ce qui incombe au locataire

Selon l'art. 259 CO, le locataire doit réparer à ses frais, conformément à l'usage local, les défauts qui peuvent être éliminés par de menus travaux de nettoyage ou de réparation indispensables à l'entretien normal de la chose. Ce petit entretien ne couvre que des travaux qu'une personne sans formation artisanale peut effectuer elle-même, sans connaissances techniques et sans effort important.

Exemples typiques: le remplacement des flexibles et pommeaux de douche, des lunettes de WC, des plaques et moules de four, des filtres de hotte, des verres à dents ou des porte-savons, ainsi que le resserrage de vis et le débouchage d'écoulements avec des moyens simples. En pratique, on retient souvent comme règle empirique un montant de l'ordre de 150 francs par réparation; mais le critère déterminant reste de savoir si le travail peut être exécuté soi-même, et non le seul prix.

Tout ce qui va au-delà incombe au bailleur: réparations du chauffage, du chauffe-eau, du réfrigérateur ou du lave-vaisselle, robinets qui gouttent et nécessitent un professionnel, moteurs de stores défectueux ou fenêtres non étanches. Pour la remise de l'appartement, cela signifie: les positions du petit entretien négligées par le locataire peuvent lui être facturées lors de la restitution – par exemple un filtre de hotte manquant. En revanche, le bailleur ne peut pas reporter de gros travaux d'entretien sur le locataire sortant par le biais du procès-verbal.

Nettoyage à la restitution: balayé, nettoyé à fond et garantie de restitution

Sauf convention contraire, l'appartement doit être restitué soigneusement nettoyé – la remise simplement balayée ne suffit que si le contrat le prévoit ou si les parties en conviennent, par exemple parce que l'appartement sera de toute façon rénové. Le nettoyage de fin de bail comprend notamment le four et la plaque de cuisson, le réfrigérateur dégivré, la hotte et son filtre, les fenêtres avec cadres et stores, les sols, les armoires, le détartrage de la salle de bains ainsi que le nettoyage de la cave, du balcon et de la boîte aux lettres.

Beaucoup de locataires mandatent une entreprise de nettoyage avec garantie de restitution. Celle-ci s'engage à être présente lors de la remise ou à repasser gratuitement à la première réclamation, jusqu'à ce que le bailleur accepte le nettoyage. Vérifiez précisément l'étendue de la garantie: les prestataires sérieux définissent par écrit les travaux inclus et assurent les retouches dans un bref délai. Juridiquement, la responsabilité envers le bailleur reste toutefois celle du locataire.

Si le bailleur conteste le nettoyage lors de la restitution, le locataire devrait avoir l'occasion de faire les retouches lui-même avant qu'une entreprise ne soit mandatée à ses frais. Faites consigner concrètement dans le procès-verbal quels endroits doivent être nettoyés à nouveau et dans quel délai. N'acceptez pas de mentions globales du type nettoyage insuffisant sans précision – elles ouvrent la porte à des factures de nettoyage excessives.

Garantie de loyer et protocole: quand le bailleur peut retenir selon l'art. 257e CO

La garantie de loyer est étroitement liée au protocole de remise, car elle sert de sûreté précisément pour les prétentions constatées lors de la restitution. Selon l'art. 257e CO, la garantie ne peut excéder trois mois de loyer pour les baux d'habitation et doit être déposée sur un compte bloqué auprès d'une banque, au nom du locataire. Les intérêts appartiennent au locataire. Une garantie versée en espèces au bailleur sans être déposée contrevient à la loi.

La banque ne libère la garantie qu'avec l'accord des deux parties ou sur la base d'un commandement de payer non frappé d'opposition ou d'un jugement exécutoire. Le bailleur ne peut donc pas encaisser le dépôt unilatéralement – même si des défauts figurent au procès-verbal de restitution. Inversement, il peut refuser son accord à la libération tant que des prétentions justifiées et chiffrées issues du bail restent ouvertes, par exemple pour des dommages protocolés ou des décomptes de charges en suspens.

Le délai d'un an est déterminant: si le bailleur n'a fait valoir aucune prétention par voie juridique dans l'année qui suit la fin du bail, le locataire peut exiger de la banque la restitution de la garantie. Si le bailleur bloque la libération sans prétention étayée, le recours à l'autorité de conciliation en vaut la peine. Un état des lieux de sortie propre, sans dommages reconnus, est le meilleur argument pour un remboursement complet et rapide.

Défauts cachés et prétentions ultérieures: quels délais s'appliquent

Avec la restitution, l'affaire est en principe close pour le bailleur: selon l'art. 267a CO, il ne peut plus imputer au locataire les défauts qui étaient reconnaissables à l'examen usuel et n'ont pas été signalés immédiatement. Immédiatement signifie, selon la pratique dominante, dans un délai de quelques jours ouvrables – qui n'envoie une liste de défauts que des semaines après la remise est en règle générale déchu de ses droits pour les défauts apparents.

Il en va autrement des défauts cachés: les dommages qui n'étaient pas décelables lors de la restitution même avec un examen soigneux – par exemple un dégât d'eau sous le lave-vaisselle encastré ou des dommages derrière des meubles laissés par le locataire suivant – peuvent être invoqués plus tard. Le bailleur doit toutefois les signaler immédiatement après leur découverte, là encore par écrit et concrètement. Une réserve générale de prétentions ultérieures dans le protocole ne remplace pas cet avis.

Pour le locataire, cela signifie: une prétention ultérieure n'est pas automatiquement fondée du seul fait qu'elle arrive. Vérifiez si le défaut était réellement caché, s'il a été signalé à temps, s'il vous est effectivement imputable et si le montant réclamé correspond à la valeur résiduelle selon la table de longévité. Exigez des justificatifs comme des factures ou des devis plutôt que des forfaits. Contestez par écrit les prétentions injustifiées et ne vous laissez pas pousser au paiement par de simples rappels.

Pas à pas: remplir correctement le protocole de remise

Premièrement: la préparation. Imprimez le modèle en deux exemplaires ou utilisez-le en version numérique, inscrivez à l'avance l'adresse et l'étage de l'appartement, les noms des deux parties, la date de la remise et les données du contrat. À la sortie, préparez l'état des lieux d'entrée, le contrat de bail et les éventuels avis de défauts antérieurs. Fixez le rendez-vous de sorte à disposer de suffisamment de temps et à faire la visite à la lumière du jour.

Deuxièmement: la visite. Parcourez l'appartement pièce par pièce, toujours dans le même ordre – par exemple dans le sens des aiguilles d'une montre, dans chaque pièce du sol aux murs puis au plafond, ensuite fenêtres, portes, installations fixes et appareils. Notez chaque constat avec précision, avec l'emplacement, la nature et l'étendue, et marquez expressément les positions impeccables comme en ordre. Numérotez les défauts et renvoyez aux photos correspondantes. Relevez à la fin les compteurs et la liste complète des clés.

Troisièmement: la clôture. Lisez le protocole en entier avant de signer et exigez des corrections ou la mention contesté là où vous n'êtes pas d'accord. Les deux parties signent et chacune reçoit immédiatement un exemplaire complet – n'acceptez pas de promesse d'envoi ultérieur. Conservez le protocole et les photos pendant toute la durée du bail et ensuite au moins jusqu'au remboursement de la garantie.

Cas particuliers: logement meublé, remise directe au locataire suivant et litige lors de la restitution

Pour les logements meublés, un inventaire détaillé s'ajoute au protocole de remise. Chaque meuble, chaque appareil et chaque objet d'équipement est répertorié avec son état; pour les pièces de valeur, une photo est recommandée en plus. La logique de la valeur résiduelle s'applique aussi aux dommages à l'inventaire: un canapé de dix ans ne se remplace pas au prix du neuf. Contrôlez l'inventaire pièce par pièce à l'entrée et signalez immédiatement par écrit toute divergence.

La remise directe au locataire suivant, sans présence de la gérance, est délicate: les parties se transmettent clés et appartement entre elles. C'est déconseillé: sans protocole établi avec le bailleur, on ne sait plus à qui imputer les dommages constatés plus tard, et le locataire sortant risque de répondre de défauts causés en réalité par son successeur. Insistez sur une restitution en bonne et due forme avec le bailleur, ou établissez au minimum un protocole complet signé par l'ancien et le nouveau locataire, avec documentation photographique.

Si la restitution dégénère, gardez votre calme. Vous n'êtes pas obligé de signer un protocole avec lequel vous n'êtes pas d'accord – le refus de signer n'emporte aucune reconnaissance, mais l'état des lieux reste alors litigieux et le bailleur doit vous notifier séparément et par écrit son avis des défauts. Dans ce cas, constituez vous-même vos preuves avec photos et témoins. En cas de blocage, un constat officiel peut être demandé ou l'autorité de conciliation en matière de bail, gratuite, peut être saisie.

Erreurs fréquentes et conseils pratiques pour une remise sans accroc

Les erreurs les plus coûteuses se produisent à l'entrée, pas à la sortie: ne pas établir d'état des lieux d'entrée ou ne le faire que superficiellement, accepter des formules globales comme appartement en ordre, ne pas prendre de photos, manquer le délai d'annonce des défauts passés inaperçus. Qui néglige cette étape se retrouve des années plus tard avec un fardeau de la preuve inversé – et paie dans le doute pour les dégâts des locataires précédents.

À la sortie, les mêmes schémas se répètent: signer sous pression parce que le camion de déménagement attend; signer une reconnaissance de dette sans vérifier valeur résiduelle et table de longévité; ne pas exiger de copie du protocole; oublier de documenter compteurs et clés; croire des assurances orales au lieu de les faire inscrire au protocole. Chacune de ces négligences coûte, en cas de litige, une position de négociation et souvent de l'argent.

Les conseils pratiques essentiels: utilisez le même modèle structuré pour l'entrée et la sortie et parcourez-le intégralement comme une check-list. Planifiez la remise à la lumière du jour et sans précipitation. Documentez avec des photos numérotées et faites-vous accompagner. Ne signez que ce que vous avez vérifié et faites expressément mentionner ce que vous contestez. Et conservez tous les documents jusqu'après la libération de la garantie – un dossier complet est la meilleure protection contre les prétentions injustifiées.

Avec le modèle gratuit proposé sur cette page, vous maîtrisez toutes les positions pertinentes dès le départ: structure pièce par pièce, champs pour les compteurs, liste des clés, renvois aux photos et signatures. La remise de l'appartement cesse ainsi d'être une confrontation redoutée pour devenir une procédure ordonnée qui apporte la sécurité juridique aux deux parties.